Автоматизация бизнес-процессов: с чего начать?

Повышение эффективности рабочего процесса, увеличение скорости работы персонала, рост прибыли — у автоматизации бизнеса есть немало преимуществ. Но, к сожалению, бывают и отрицательные примеры. Чаще всего это связано с изначально некорректно поставленным перед разработчиками техническим заданием.

В «лучшем» случае дело заканчивается ничем: автоматизация не используется вообще, т.е. деньги на её внедрение потрачены в никуда. В худшем — система применяется некорректно, и в бизнес-процессах появляется ещё больше ошибок, что приводит к оттоку клиентов, уменьшению доходов и прочим неприятностям.

Мы составили список шагов, которые помогут предотвратить вышеуказанные проблемы и провести автоматизацию бизнес-процессов максимально результативно.

Шаг 1. Общий анализ бизнес-процессов

Необходимо проанализировать, какие именно действия выполняют сотрудники компании, как проходит взаимодействие между подразделениями, кто за что отвечает, кто контролирует корректность выполнения работ.

В результате анализа необходимо получить список узких мест и проблемных участков. Именно с них и следует начинать внедрение автоматизации бизнес-процессов.

Шаг 2. Анализ данных

В процессе этого этапа следует определить, с какого рода информацией работает компания и по каким параметрам можно распределить эти данные. Среди возможных вариантов:

• заявки;
• счета;
• документация;
• данные о сотрудниках;
• информация о клиентах.

Далее, необходимо выяснить, какая именно информация входит в каждый параметр. Например, в разделе «Заявки» должно храниться общее описание заявки, её срок выполнения, статус, ответственный и так далее. Важно, что некоторые характеристики часто дублируются в различных разделах. Нахождение дублирования — повод задуматься о необходимости автоматизации на этом этапе.

Шаг 3. Права доступа

Не стоит делать всю информацию в системе доступной абсолютно для всего персонала. Во-первых, это небезопасно; во-вторых, лишние данные отвлекают. Кроме того, следует определиться с правами доступа: просмотр/редактирование/комментарии.

Шаг 4. Шаблоны

Результат этого шага — сбор основных документов, наиболее часто используемых в компании. Это могут быть договоры, счета, коммерческие предложения. При внедрении решений автоматизации бизнеса на основании собранной документации подготавливаются шаблоны, в которые автоматически будут подтягиваться данные из базы.

Шаг 5. Напоминания

Чтобы сотрудники, независимо от своего местонахождения (один филиал или разные) могли оперативно реагировать на изменения, необходимо внедрить систему напоминаний. Предварительно нужно решить:

• о чём оповещать сотрудников? Например, о статусе изменения заказа или о появлении нового проекта.
• каким образом это делать? Всплывающее окно, письмо на электронную почту, sms.

Шаг 6. Отчёты

Главное отличие отчётов, составленных при помощи технологии автоматизации бизнес-процессов, от обычных — мгновенная генерация. Перед выставлением ТЗ разработчикам, необходимо определиться:

• какие отчёты нужны;
• из каких данных они будут составляться;
• форма просмотра.

Выводы

В результате, перед передачей техзадания следует выяснить:

• какие бизнес-процессы необходимо автоматизировать;
• какие данные должны находиться в базе и порядок разграничения доступа к ним;
• какие шаблоны могут потребоваться;
• какие отчёты генерировать;
• какие напоминания и в каком виде нужны.

Очень часто для повышения эффективности работы необходимо объединять CRM-систему и 1C. Это даёт возможность избежать дублирования функций менеджера и бухгалтера. Компания Smartbox.Online предлагает готовые связки amoCRM и 1C, индивидуальные решения и комплексные проекты. Несколько тарифов позволяют выбрать подходящие условия и цену.