Повышение эффективности рабочего процесса, увеличение скорости работы персонала, рост прибыли — у автоматизации бизнеса есть немало преимуществ. Но, к сожалению, бывают и отрицательные примеры. Чаще всего это связано с изначально некорректно поставленным перед разработчиками техническим заданием.
В «лучшем» случае дело заканчивается ничем: автоматизация не используется вообще, т.е. деньги на её внедрение потрачены в никуда. В худшем — система применяется некорректно, и в бизнес-процессах появляется ещё больше ошибок, что приводит к оттоку клиентов, уменьшению доходов и прочим неприятностям.
Мы составили список шагов, которые помогут предотвратить вышеуказанные проблемы и провести автоматизацию бизнес-процессов максимально результативно.
Необходимо проанализировать, какие именно действия выполняют сотрудники компании, как проходит взаимодействие между подразделениями, кто за что отвечает, кто контролирует корректность выполнения работ.
В результате анализа необходимо получить список узких мест и проблемных участков. Именно с них и следует начинать внедрение автоматизации бизнес-процессов.
В процессе этого этапа следует определить, с какого рода информацией работает компания и по каким параметрам можно распределить эти данные. Среди возможных вариантов:
Далее, необходимо выяснить, какая именно информация входит в каждый параметр. Например, в разделе «Заявки» должно храниться общее описание заявки, её срок выполнения, статус, ответственный и так далее. Важно, что некоторые характеристики часто дублируются в различных разделах. Нахождение дублирования — повод задуматься о необходимости автоматизации на этом этапе.
Не стоит делать всю информацию в системе доступной абсолютно для всего персонала. Во-первых, это небезопасно; во-вторых, лишние данные отвлекают. Кроме того, следует определиться с правами доступа: просмотр/редактирование/комментарии.
Результат этого шага — сбор основных документов, наиболее часто используемых в компании. Это могут быть договоры, счета, коммерческие предложения. При внедрении решений автоматизации бизнеса на основании собранной документации подготавливаются шаблоны, в которые автоматически будут подтягиваться данные из базы.
Чтобы сотрудники, независимо от своего местонахождения (один филиал или разные) могли оперативно реагировать на изменения, необходимо внедрить систему напоминаний. Предварительно нужно решить:
Главное отличие отчётов, составленных при помощи технологии автоматизации бизнес-процессов, от обычных — мгновенная генерация. Перед выставлением ТЗ разработчикам, необходимо определиться:
В результате, перед передачей техзадания следует выяснить:
Очень часто для повышения эффективности работы необходимо объединять CRM-систему и 1C. Это даёт возможность избежать дублирования функций менеджера и бухгалтера. Компания Smartbox.Online предлагает готовые связки amoCRM и 1C, индивидуальные решения и комплексные проекты. Несколько тарифов позволяют выбрать подходящие условия и цену.